Pracodawcy w celu uznania osiągnięć pracowników, lub w celu ich integracji i motywacji, a tym samym podniesienia efektywności pracy, organizują imprezy firmowe. Mogą one mieć formę kolacji, czy kilkudniowego wyjazdu, czasami połączonego z dodatkowymi szkoleniami i kursami. Wspólne spędzanie czasu poza miejscem pracy dodatkowo poprawia jakość pracy zespołowej oraz komunikację między współpracownikami. Jednak ta forma organizowania czasu pracownikom może nastręczać trudności natury księgowej, przede wszystkim z jakich środków ją zorganizować i jak prawidłowo rozliczyć. Dodatkowym problem jest ustalenie, czy udział w imprezie powinien być traktowany jako przychód pracownika, i w związku z tym opodatkowany.

Pierwszą kwestią jest sfinansowanie takiej imprezy z właściwych środków firmy. Prawo pracy nie reguluje tej kwestii, jednak istnieją podzielone głosy, że tego typu aktywność pracodawcy mogą finansować ze środków, o których mowa w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Ten jednak przeznaczony jest głównie na pomoc socjalną, świadczenia rodzinne w tym od trudnej sytuacji rodzinnej i materialnej. Z tego powodu sądy administracyjne stoją na stanowisku, aby tego rodzaju wydatki opłacać ze środków obrotowych firmy.

Jeśli zaś chodzi o kwestie kosztów podatkowych, to do takowych zaliczyć można wszystkie wydatki i nakłady, które są racjonalnie i gospodarczo uzasadnione, które mają pośredni lub bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, i wreszcie których celem jest poprawienie wyniku finansowego firmy oraz osiągnięcie przychodu. W związku z tym wydatki przeznaczone na imprezę firmową pracodawca może zaliczyć do kosztów podatkowych jeśli uzasadni, że był to wydatek racjonalny i potrzebny. Wydatki związane z imprezą czy wyjazdem integracyjnym zaliczają się do tzw. kosztów pracowniczych, które można uznać za koszty podatkowe.

Kolejnym warunkiem jaki musi zostać spełniony, aby można było imprezę uznać za koszt podatkowy jest jej charakter, który nie może być czysto konsumpcyjny, ani nawet rekreacyjny. Program imprezy czy wyjazdu powinien zawierać silne akcenty świadczące o jego motywującym i integracyjnym celu, które warto dobrze udokumentować.

Jeśli jednak w imprezie biorą udział także osoby spoza firmy, np. kontrahenci, rozliczenie może przysporzyć większych trudności. Motywując bowiem słuszność zorganizowania imprezy mającej zintegrować pracowników, trudno pod ten cel podłączyć także udział w imprezie osób z zewnątrz, ponieważ nie jest on niezbędny dla osiągnięcia założeń imprezy, a właściwie nie ma z nimi żadnego związku. Z tego powodu organy podatkowe nie dają wiary wyjaśnieniom, że trudno jest ustalić jaki udział w imprezie miały poszczególne osoby, czy byli to pracownicy czy kontrahenci, i jakie wydatki na każdą z nich poniósł pracodawca. Jako koszt podatkowy organy nie uznają także wydatków na alkohol.

Pracodawca powinien pamiętać o tym, że prawo do odliczenia podatku naliczonego przysługiwać mu będzie w zakresie w jakim towary bądź usługi zostały wykorzystane do wykonania czynności podlegających opodatkowaniu. W tej sytuacji prawo do odliczenia podatku z faktur za zakupy związane z organizacją imprezy integracyjnej przysługuje mu w zakresie, w jakim impreza integracyjna dotyczy działalności opodatkowanej.

Uczestniczenie pracowników w imprezach firmowych powoduje powstanie po ich stronie przychodu, który mają obowiązek rozliczyć na podstawie przepisów o podatku dochodowym. Po stronie pracodawcy natomiast ciąży obowiązek pobrania zaliczek na ten podatek. Udział w imprezie czy wyjeździe powoduje bowiem powstanie po stronie uczestnika nieodpłatnego świadczenia, podlegającego opodatkowaniu na zasadach ogólnych.