Pokrycie kosztów podróży służbowej może zostać określone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagrodzenia lub umowie o pracę. Jeśli w tych dokumentach nie ustalono sposobu rozliczania delegacji należy posiłkować się rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 19 grudnia 2002r.
Za cały czas podróży służbowej pracownikowi należy wypłacić wynagrodzenie, ewentualne diety, a także zwrot poniesionych przez niego kosztów w tym wypadku z tytułu przejazdów oraz innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę, których poniesienie było uzasadnione. Będą to wszystkie wydatki, które pracownik musiał ponieść w celu spełnienia świadczenia pracy poza miejscem pracy lub poza siedzibą pracodawcy. Jeśli poniesione przez pracownika koszty okazały się wyższe niż przewidziane w w/w rozporządzeniu, pracodawca zobowiązany jest zwrócić je w całości.
Dodatkowo pracownikowi przysługuje dieta w wysokości 30zł na dobę z tytułu wyżywienia. Należność tą oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży do powrotu po wykonaniu zleconego przez pracodawcę zadania. Należy przy tym pamiętać, że czas podróży służbowej rozpoczyna się od chwili wyjazdu pracownika do miejsca docelowego, i trwa aż do jego powrotu. W opisanej sytuacji, jeśli podróż trwała krócej niż dobę, ale więcej niż 12 godzin, dieta przysługuje pracownikowi w pełnej wysokości.
W zapytaniu brak jest informacji czy podróż odbyła się samochodem służbowym, prywatnym, czy też busem jako środkiem komunikacji publicznej. Samochód służbowy należy rozliczyć według zasad ogólnych, a za środek komunikacji przysługuje pracownikowi zwrot kosztów biletów. Natomiast jeśli pracownik podróżował autem prywatnym, wtedy przysługuje mu zwrot kosztów przejazdu, obliczany jako iloczyn kilometrów i stawki ustalonej za jeden kilometr przebiegu, którą określa pracodawca. Nie można jednak przekroczyć maksymalnych granic zróżnicowanych pod względem pojemności silnika, a które obecnie wynoszą dla samochodów osobowych:
– 0,5214zł dla aut o pojemności silnika do 900 cm3,
– 0,8358zł dla aut o pojemności silnika powyżej 900 cm3.
