Księgowość wewnętrzna czy outsourcing?« Wróć do listy pytań

Wybór optymalnego rozwiązania w zakresie księgowości, zależy przede wszystkim od wielkości firmy i ilości zatrudnianych w niej osób. Zatrudnienie księgowego w firmie niesie ze sobą szereg zalet. Jest to między innymi szybszy obieg dokumentów, bezpośredni kontakt pomiędzy działem księgowości i innymi działami w firmie. Dla większych firm taka opcja wydaje się być korzystniejsza ze względów finansowych, gdyż koszt obsługi przez firmę zewnętrzną wzrasta wraz z liczbą przeprowadzanych operacji.
Jednak takie rozwiązanie również ma swoje plusy. Bezdyskusyjnie będzie to rozwiązanie rozsądniejsze dla małych działalności. Koszty będą zdecydowanie niższe niż w przypadku prowadzenia księgowości wewnętrznej. Poza tym powoduje to oszczędność powierzchni biurowej, brak konieczności inwestowania w sprzęt i oprogramowanie komputerowe. Ponadto takie rozwiązanie niweluje problem zwolnień lekarskich, urlopów czy rotacji pracowników. Przedsiębiorca nie ponosi także kosztów związanych z podnoszeniem kwalifikacji, archiwizacji dokumentów itp.
Jednak poza tym aspektem ważniejszym, a często pomijanym kryterium przy wyborze odpowiedniej formy księgowości jest odpowiedzialność za podejmowane decyzje i dokonywane czynności. Odpowiedzialność pracownika za szkodę wywołaną jego nieprofesjonalnym działaniem ogranicza się do wysokości maksymalnie trzech jego miesięcznych pensji. Natomiast konsekwencje takiego błędu dla pracodawcy mogą być o wiele wyższe. Firmy księgowe i biura rachunkowe natomiast mają obowiązek posiadać ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej, które jest znacznie wyższe od trzykrotności pensji pracownika wewnętrznego.
Rozwiązaniem alternatywnym jest skorzystanie z usług biur rachunkowych on-line lub programów do obsługi księgowości. Pierwsze rozwiązanie zdejmuje z głowy ciężar związany z bardzo restrykcyjnymi przepisami księgowymi i koniecznością zajmowania się dokumentacją. Przed wybraniem konkretnej firmy oferującej tego typu usługę, należy sprawdzić ją pod kątem odpowiednich uprawnień i certyfikatów. Druga forma jest rozwiązaniem tańszym, które dość szybko się zwróci, jednak wymaga zaangażowania i czasu aby księgowość prowadzona w firmie nie budziła zastrzeżeń organów skarbowych.