Prowadzenie księgowości w firmie na własną rękę z jednej strony pozwala na spore oszczędności, z drugiej powoduje szereg obowiązków, jakich należy przestrzegać. Jednym z nich jest odpowiednie przechowywanie dokumentacji księgowej. Po jakim czasie można ją wyrzucić?

Zgodnie z ogólną zasadą dokumentację podatkową należy przechować do czasu przedawnienia obowiązku podatkowego, jakiego ona dotyczy. Z reguły będzie to termin pięcioletni, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym wystąpił termin płatności podatku. Jeśli termin biegu przedawnienia zostanie przerwany lub zawieszony, wówczas i termin przechowywania dokumentacji analogicznie się wydłuży. Co przerywa bieg przedawnienia? Będzie to na przykład postępowanie sądowe, czy egzekucyjne, które zostanie wszczęte przez fiskusa, gdy przedsiębiorca będzie się uchylał od zapłaty należnej daniny. Co istotne, minimalny termin przechowywania dokumentacji biegnie nawet po zamknięciu firmy.

Dlaczego kwestia ta jest tak istotna? Fiskus ma bowiem prawo, aż do czasu przedawnienia się roszczenia, w razie jakichkolwiek wątpliwości wezwać podatnika do przedstawienia dokumentów stanowiących podstawę naliczenia podatku, czy też zwolnienia z niego. Z tego powodu dokumentację należy trzymać w sposób i w miejscu bezpiecznym. Od obowiązku tego nie zwalania bowiem jej utrata, nawet jeśli będzie to skutkiem nieszczęśliwego wypadku, czy siły wyższej, np. pożaru.

Zdarza się, że termin przedawnienia różnego rodzaju podatków jest inny. Wówczas dokumentację należy przechowywać tak długo, ile wynosi najdłuższy termin przedawnienia.

Bieg terminu przedawnienia nie może być odroczony ani przedłużony. Może jednak być:

• odroczony w czasie, np. w wyniku rozłożenia zobowiązania na raty,
• zawieszony – w wyniku wniesienia sprawy przez organ do sądu administracyjnego,
• przerwany – gdy zostanie wszczęte postępowanie egzekucyjne.

Przedłużone okresy przechowywania dokumentów

W przepisach szczególnych można natomiast znaleźć zapisy, które zobowiązują przedsiębiorcę do jeszcze dłuższego okresu przechowywania dokumentów. Dotyczy to np. przedsiębiorców strefowych korzystających z pomocy publicznej udzielanej na podstawie ustawy o specjalnych strefach ekonomicznych. Mają oni obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej do czasu upływu terminu przedawnienia roszczeń dotyczących zwrotu pomocy publicznej. A te przedawniają się z upływem lat dziesięciu. Termin ten liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym pomoc została udzielona. Taki sam termin dotyczy przedsiębiorców rozliczających podatek VAT w systemie MOSS (Mini One Stop Shop/mały punkt kompleksowej obsługi). Termin ten liczy się od zakończenia roku, w którym dokonano świadczenia usług telekomunikacyjnych, nadawczych lub elektronicznych.

Dokumentacja za rok podatkowy zakończony stratą powinna być archiwizowana przez analogiczne okresy. Zwolnienie z obowiązku przechowywania dokumentacji nie kończy się wraz z zakończeniem działalności firmy. Gdy dochodzi do likwidacji lub rozwiązania jednostki organizacyjnej lub osoby prawnej, osoba dokująca likwidacji lub rozwiązania ma obowiązek pisemnie zawiadomić właściwy urząd skarbowy o miejscu przechowywania dokumentacji księgowej.

Rozwiązaniem dla przedsiębiorców nie chcących zajmować się tymi kwestiami jest zlecenie prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu.