Krajowy System e-Faktur (w skrócie KSeF) jest centralną bazą fakturą, której administratorem jest Krajowa Administracja Skarbowa. Dotyczy on tzw. faktur ustrukturyzowanych, które w obrocie gospodarczym mogą funkcjonować od 1 stycznia 2022 roku. Obecnie są one dobrowolne, ale w przyszłości staną się obowiązkowe dla wszystkich podmiotów wystawiających faktury podlegające polskim przepisom podatkowym.

Faktura ustandaryzowana wprowadzona została do obrotu gospodarczego z początkiem bieżącego roku w ramach pakietu zmian podatkowych SLIM VAT 2. Ministerstwo Finansów poinformowało w marcu, że Komisja Europejska wyraziła zgodę, aby w przyszłości Krajowy System e-Faktur stał się obowiązkowy. Pomysł ten zaakceptowała również Rada Unii Europejskiej, pozwalając, aby rozwiązanie to zaczęło obowiązywać od 1 stycznia 2024 r.

Warto zaznaczyć, ż KSeF to coś innego niż wykorzystywana obecnie przez urzędy i przedsiębiorstwa realizujące zamówienia publiczne Platforma Elektronicznego Fakturowania (PEF). Krajowy System e-Faktur pozwala na wystawienie faktury ustrukturyzowanej w formacie XML przy użyciu zintegrowanego z nim oprogramowania finansowo-księgowego. Ustawa o VAT definiuje fakturę ustrukturyzowaną jako fakturę, która wystawiona została za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur i ma przydzielony numer identyfikujący ją w tym systemie. Wszystkie faktury, które wprowadzane są do KSeF, muszą być zgodne ze wzorcem. Taką fakturę można wystawić korzystając z bezpłatnej aplikacji udostępnionej przez Ministerstwo Finansów lub używając komercyjnego oprogramowania.

System e-Faktur przeznaczony jest dla czynnych podatników VAT oraz przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z VAT, niezależnie od branży, czy wielkości obrotów. Może z niego korzystać podatnik oraz upoważnione przez niego osoby. System przewiduje różne rodzaje uprawnień, m.in. do wystawiania i odbierania faktur, nadawania dalszych uprawnień, czy samofakturowania. Do korzystania z systemu konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, tokenu lub podpisu zaufanego. System nadaje dokumentom unikalny numer, jeśli są one zgodne ze standardem, a wystawiający fakturę otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Fakturę należy wystawić bezpośrednio w KSeF. W przypadku wystawienia dokumentu przez przedsiębiorcę w swoim systemie, a następnie wprowadzenia jej do KSeF, VAT zostanie naliczony dwukrotnie, ponieważ w obrocie znajdą się dwie faktury. Dzień wprowadzenia faktury do systemu to jednocześnie dzień jej wystawienia. Odbiorca faktury musi zaakceptować jej otrzymanie przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, chociaż przepisy nie określają, jak odbiorca ma taką zgodę wyrazić. W przypadku braku zgody odbiorcy, wystawca zobowiązany jest dostarczyć fakturę w tradycyjny sposób – w formie elektronicznej lub papierowej.

Ministerstwo Finansów zapowiada, że dzięki Krajowemu Systemowi e-Faktur łatwiej będzie można zidentyfikować oszustwa podatkowe ułatwi on, więc pracę organom skarbowym. Rozwiązanie ma być jednak korzystne również dla podatników, ponieważ przyspieszy i ułatwi obrót między firmami, dzięki temu, że faktury będą miały jeden obowiązujący wzór i zaraz po wystawieniu trafiać będą do odbiorcy.