W zależności od formy zatrudnienia pracowników, pracodawca jako płatnik obowiązany jest do obliczania oraz opłacania podatku dochodowego. Powinność ta wynika z artykułu 31 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku, o podatku dochodowym od osób fizycznych, w myśl którego jednostki organizacyjne będące zakładami pracy, są obowiązane jako płatnicy obliczać i pobierać w ciągu roku zaliczki na podatek dochodowy od osób, które uzyskują od tych zakładów przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy i innych. Jest to jeden z podstawowych obowiązków pracodawców.

Umowa o pracę

Obliczenie wysokości zaliczek, które płatnik musi opłacać, wymaga ustalenia wysokości przychodu uzyskiwanego przez pracownika. W przypadku umowy o pracę poza wynagrodzeniem zasadniczym dolicza się także premie pieniężne, wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop, wszystkie inne kwoty pieniężne i świadczenie pieniężne, które płatnik ponosi na pracownika. Zgodnie z orzecznictwem obowiązek pobierania zaliczek na podatek dochodowy powinien być naliczany także od częściowego pokrywania przez pracodawcę kosztów przejazdów pracownika od miejsca zamieszkania do pracy i z powrotem.
Wysokość zaliczki na podatek dochodowy zależy od tego, do którego progu podatkowego zaliczają się dochody uzyskane przez osobę fizyczną. W Polsce obowiązują dwa progi, w których stawka podatku wynosi kolejno 18 i 32 %. Pierwszą stawkę stosuje się w kiedy osiągnięty dochód za okres od początku roku do danego miesiąca (z nim włącznie) nie wyniósł więcej niż kwota stanowiąca górną granicę pierwszego przedziały skali podatkowej, tj. 85.528zł. Drugi próg stosuje się kiedy dochód przekroczy tą kwotę i jest on liczony od następnego miesiąca po przekroczeniu wartości granicznej.

Umowa zlecenie i umowa o dzieło

Inaczej wygląda sytuacja, w przypadku zawarcia przez pracodawcę umowy zalecenia lub umowy o dzieło z osobą niebędącą jego pracownikiem. Z tytułu tych umów pracodawca zobowiązany jest pobrać zaliczkę lub ryczałt na podatek dochodowy w wysokości 18%. Zgodnie z artykułem 30 ust. 1 pkt 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, jeżeli umowa opiewa na kwotę 200 zł lub niższą, pobiera się od niej zryczałtowany podatek dochodowy. Jeśli zaś umowa zlecenia lub o dzieło zawarta jest przez płatnika z jego pracownikiem, pobiera się zaliczkę na podatek dochodowy w wysokości 18%, nawet jeśli wartość umowy nie przekracza kwoty 200 złotych. Zaliczkę a nie ryczałt pobiera się także od umów, w których wynagrodzenie określone jest godzinowo lub akordowo, nawet jeśli suma wynagrodzenia (stawka godzinowa x ilość przepracowanych godzin) wyniesie mniej niż 200 złotych.

Podatek od umowy zlecenia i umowy o dzieło pobiera się od całości przychodu bez rozliczenia kosztów jego uzyskania.