Niezbędną częścią każdego przedsiębiorstwa jest dział księgowości. Odpowiednie udokumentowanie transakcji finansowych jest wymogiem sprawnego działania każdej jednostki. Dlatego też w żaden sposób nie można pomijać księgowości i należy ją prowadzić z należytą starannością. Czy warto jednak zatrudniać księgowego bezpośrednio w firmie czy może jednak bardziej opłacalne jest zlecenie prowadzenia księgowości wyspecjalizowanym biurom rachunkowym? W tym tekście postaramy się odpowiedzieć na to pytanie, porównując wady i zalety obydwu rozwiązań.

Prowadzenie własnej księgowości

Prowadzenie własnej księgowości wymaga zatrudnienia odpowiednio wykwalifikowanego pracownika, na którym będzie spoczywać odpowiedzialność za finanse przedsiębiorstwa. Księgowy będący stały pracownikiem firmy, z całą pewnością lepiej zorientowany w sytuacji przedsiębiorstwa niż pracownik zewnętrzny. Dzięki temu jego praca będzie się cechować większą skutecznością, a także zaangażowaniem, ponieważ jego status zależy bezpośrednio od sytuacji finansowej firmy, w której pracuje.

Posiadanie księgowego, pracującego bezpośrednio w przedsiębiorstwie, jest znacznym ułatwieniem, ponieważ w razie potrzeby można wyjaśnić wszystkie niejasności lub zorientować się w sytuacji finansowej natychmiastowo. Pracownik taki skupia się również na jednym, konkretnym zadaniu oraz jest w dość dużym stopniu odpowiedzialny za losy firmy, co jest niejako gwarancją jego sumiennej i systematycznej pracy. Zalety w postaci prostego i szybkiego obiegu informacji oraz natychmiastowa możliwość doradztwa finansowego stoją jednak w opozycji z dość wysokimi kosztami pracy. Zatrudnienie księgowego wymaga opłacania składek ZUS i NFZ, co dla małych przedsiębiorstw może okazać się zbyt dużym wydatkiem. Dodatkowym mankamentem takiego rozwiązania jest odpowiedzialność, którą w przypadku błędów ponosi przedsiębiorca, a nie sam księgowy.

Księgowość zewnętrzna

Księgowość zewnętrzna ze względu na brak kosztów związanych z koniecznością stworzenia etatu i stanowiska pracy księgowego, a także brak konieczności opłacania składek ZUS i NFZ, jest rozwiązaniem bardziej sprzyjającym małym przedsiębiorstwom. Drugi argumentem przemawiającym za wybranie księgowości zewnętrznej jest zmniejszenie ryzyka związanego z odpowiedzialności za nieścisłości. W przypadku prowadzenia księgowości zewnętrznej, rozciąga się ono także na biuro rachunkowe, prowadzące dla nas usługi. Aby jednak mieć pewność, że biuro będzie wypełniać swoje obowiązki z należytą starannością, musimy dobrze rozeznać się w lokalnym rynku usług. Pewny, odpowiedzialny i należycie wykwalifikowany zleceniobiorca nie zawsze jest dostępny za fundusze jakie posiadają najmniejsze przedsiębiorstwa. Kolejną wadą zlecania prowadzenia ksiąg rachunkowych podmiotom zewnętrznym, jest także ryzyko przedostania się poza firmę problemów oraz poufnych informacji, które mogą negatywnie wpłynąć na pozycję na rynku.

Podsumowując powyższe wady i zalety poszczególnych rozwiązań, nie będzie zaskoczeniem, że dla drobnych przedsiębiorców lepszym rozwiązaniem jest powierzenie prowadzenia księgowości zewnętrznym podmiotom. Dla większych firm natomiast, lepszy rozwiązaniem będzie z pewnością stworzenie samodzielnego działu księgowości.