Udostępnienie pracownikowi urządzeń i sprzętów służbowych do celów prywatnych, skutkuje powstaniem po stronie pracownika przychodu z tytułu nieodpłatnego świadczenia. Takie same skutki rodzi udostępnienie samochodu służbowego. Pracodawca będący podatnikiem VAT powinien więc dodać wartość tego świadczenia do pozostałego przychodu pracownika wynikającego ze stosunku pracy. Trudności może jednak sprawiać wyliczenie wartości świadczenia. Zgodnie z przepisami powinna odpowiadać ona wartości rynkowej, dlatego należy najpierw określić właściwe „ceny rynkowe”, odzwierciedlające korzystanie z rzeczy tego samego rodzaju i gatunku, uwzględniając stan ich zużycia, a także czas i miejsce udostępnienia. W przypadku samochodów służbowych ustalenie wartości świadczenia polegającego na korzystaniu z nich w celach prywatnych można obliczyć na jeden z następujących sposobów:

• jako iloczyn miesięczny limitu kilometrów, który został pracownikowi przyznany na poczet jazdy w celach prywatnych i stawki za 1 km ustalonej na podstawie Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie ustalenia należności przysługujących zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju,
• porównując do wysokości ceny biletu miesięcznego obowiązującego w komunikacji miejskiej na trasie, którą pracownik pokonuje z miejsca swojego zamieszkania do pracy i z powrotem, w sytuacji gdy wykorzystuje on samochód w celu dojazdu do pracy i z powrotem, i nie korzysta z niego poza tą trasą.

Ustalając wysokość przychodu pod uwagę należy zatem wziąć poza marką samochodu, także rok produkcji, przebieg, wyposażenie i ogólny stan techniczny oraz inne elementy, które mogą mieć wpływ na jego wartość. Ponadto należy uwzględnić koszty ponoszone przy eksploatacji, a także kto je pokrywa (przegląd, paliwo, naprawy), ponieważ do przychodu pracownika powinno się włączyć jedynie to, czego koszty pokrywa pracodawca. Ułatwieniem w ustaleniu wysokości przychodu jest prowadzenie przez pracownika ewidencji podróży, ujmując w niej podróże prywatne i służbowe, ze wskazaniem ilości przejechanych kilometrów.

Pracodawcy nie mogą potraktować części wynagrodzenia pracownika ze stosunku pracy, odpowiadającej wartości świadczenia nieodpłatnego, jako koszty uzyskania przychodu. Koszty z tytułu udostępnienia pracownikowi samochodu do celów prywatnych nie są wydatkami związanymi z działalnością pracodawcy. Nie mają one również związku przyczynowo-skutkowego z przychodem jaki osiąga przedsiębiorstwo, a są wydatkami przeznaczonymi na prywatne cele pracownika.

Po zmianie przepisów podatkowych, która nastąpiła 1 kwietnia bieżącego roku, organy podatkowe mają więcej narzędzi umożliwiających prawidłowe rozliczanie przez pracodawców prywatnego korzystania przez pracowników z aut służbowych. Obowiązkowe złożenie deklaracji VAT-26 umożliwia podatnikom pełne odliczenie VAT, a organom podatkowym identyfikację pojazdów, ponieważ w dokumencie należy zawrzeć informacje o modelu, kolorze, i numerze rejestracyjnym.

Z punktu widzenia prawa pracy brak jest przeciwwskazań do rozszerzenia przez pracodawcę praw przysługujących pracownikowi, w tym także prawa do korzystania z samochodu służbowego w celach prywatnych. Aby jednak uniknąć nieporozumień w tym zakresie, warto zawrzeć z pracownikiem umowę w której ustalone zostaną zasady i granice korzystania z auta. Innym sposobem jest przedstawienie tych zasad w regulaminie pracy, a celem takiego rozwiązania jest także ułatwienie rozliczeń między stronami, i właściwe odprowadzanie świadczeń publiczno-prawnych.