Urlop okolicznościowy jest to przewidziany prawem dzień wolny od pracy, z którego pracownik może skorzystać w razie wystąpienia określonej sytuacji.

Wynika od z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy, zgodnie z którym, pracownikowi przysługuje dzień wolny od pracy ze względu na ważne wydarzenie w życiu. O chęci skorzystania z urlopu okolicznościowego pracownik powinien poinformować pracodawcę niezwłocznie, najlepiej z wyprzedzeniem, chyba że nie ma takiej możliwości z uwagi, iż dana sytuacja nastąpiła nagle, np. śmierć bliskiej osoby. Wówczas pracodawcę musi poinformować najpóźniej w drugim dniu nieobecności w pracy.

Aby skorzystać z urlopu okolicznościowego, niezbędne jest złożenie stosownego wniosku, do którego należy załączyć dokumenty potwierdzające zaistnienie przewidzianej w rozporządzeniu przyczyny, np. akt zgonu. Jeśli nie jest możliwe załączenie tych dokumentów do wniosku, należy je uzupełnić niezwłocznie po ich otrzymaniu.

Wymiar urlopu okolicznościowego jest następujący:

• 1 dzień w razie ślubu dziecka pracownika,
• 1 dzień w razie zgonu i pogrzebu siostry, brata, teściowej, teścia, babci, dziadka pracownika,
• 1 dzień w przypadku zgonu i pogrzebu innej osoby, będącej na utrzymaniu lub pod bezpośrednią opieką pracownika,
• 2 dni w związku ze ślubem pracownika,
• 2 dni w razie urodzenia się dziecka,
• 2 dni w razie zgonu i pogrzebu małżonka pracownika, jego dziecka, ojca matki, ojczyma lub macochy.

W ostatnim przypadku nie ma potrzeby przedstawiania żadnych dodatkowych dokumentów.

Urlop okolicznościowy nie musi być wykorzystany w dniu, w którym przypada ważne wydarzenie, ale można z niego skorzystać w inny dzień bezpośrednio z tym zdarzeniem związany. Dla przykładu, urlop przysługujący z okazji ślubu dziecka można wykorzystać w innym dniu, np. na potrzeby pomocy w przedślubnych przygotowaniach. Jeśli jednak ostatecznie ważne wydarzenie nie dojdzie do skutku, np. ślub dziecka się nie odbędzie, a pracownik wykorzystał już urlop okolicznościowy przysługujący mu z tego tytułu, wówczas będzie on musiał wziąć na te dni urlop wypoczynkowy. W innym przypadku jego nieobecności w pracy będzie usprawiedliwiona, ale niepłatna.

Za wykorzystane dni urlopu okolicznościowego pracownikowi przysługuje takie samo wynagrodzenie jak za urlop wypoczynkowy. Urlop okolicznościowy nie przechodzi na kolejny rok, a przysługujące z tego tytułu dni nie kumulują się.

Warto pamiętać, że jeśli ważne zdarzenie nastąpi podczas przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym, wówczas nie m on możliwości skorzystania z urlopu okolicznościowego, nie może również on przedłużyć sobie w ten sposób urlopu wypoczynkowego.