Tzw. kasa fiskalna, fachowo nazywana rejestrującą, jest elektronicznym urządzeniem rejestrującym, służącym do prowadzenia zapisu obrotu wraz kwotami podatku należnego ze sprzedaży. Kasy wykorzystywane w Polsce posiadają pamięć fiskalną typu OTP (One Time Programing),a dodatkowo każda z nich posiada unikalny numer. W pamięci urządzenia na koniec doby zapisywane są informacje o wysokości kwot netto, wysokości podatku zgodnego z aktualnie obowiązującymi stawkami VAT, i łączna kwota podatku i należności brutto.

Szczegóły budowy kasy rejestrującej określone są przepisami uchwalanymi przez Ministerstwo Finansów. Przed dopuszczeniem kasy do użytku, jej budowa, funkcjonalność, oprogramowanie, są skrupulatnie sprawdzane. Wyróżnia się dwa rodzaje mechanizmów drukujących stosowanych w kasach fiskalnych:

• drukarka igłowa, inaczej mozaikowa – cechuje ją bardzo duży hałas towarzyszący drukowaniu, ale też duża wytrzymałość i długa trwałość druku. Stosowana jest najczęściej w sytuacjach, w których konieczne jest archiwizowanie rolek kontrolnych przez dłuższy okres, narzucony przez przepisy prawa podatkowego,
• drukarka termiczna – drukowanie odbywa się bardzo szybko i niemal bezgłośnie, ale ten rodzaj cechuje krótki czas trwałości druku, co jest wynikiem właściwości stosowanego w niej papieru termicznego. Druki muszą być przechowywane w chłodnych warunkach. Ten rodzaj obecnie stosowany jest przez większą część przedsiębiorców i niemal całkowicie wyparł drukarki igłowe.

Nie wszystkie kasy posiadają możliwość elektronicznego zapisu kopii. W tych nie posiadających takiej opcji stosuje się mechanizm drukujący oryginał paragonu, który jest przeznaczony dla klienta. Kopia umieszczona na rolce kontrolnej przeznaczona jest dla podatnika (przedsiębiorcy), w celu archiwizacji.

Przepisy określają rodzaje działalności gospodarczej, której prowadzenie wymaga posiadania kasy rejestrującej. Wśród działalności dla której przewiduje się prowadzenie ewidencji obrotów jest między innymi sprzedaż towarów i świadczenie usług firmom lub organizacjom, organom administracji państwowej i samorządowej. Ponadto sprzedaż towarów lub świadczenie usług na rzecz osób fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz na rzecz rolników niebędących płatnikami podatku VAT, także wymaga rejestrowania transakcji za pomocą kasy.

W niektórych sytuacjach przedsiębiorcom przysługuje zwolnienie z obowiązku posiadania kasy fiskalnej. Dotyczy to przypadków kiedy ilość świadczonych usług jest niewielka, a tym samym niewielka jest liczba odbiorców. Ilość usług, które kwalifikują do zwolnienia zależy od terminu, w jakim przedsiębiorca rozpoczął działalność. Podatnik rozpoczynający w I półroczu 2014 roku nie może przekroczyć 50 usług jakie świadczył na rzecz odbiorców, których liczba nie może przekroczyć 20. Dla rozpoczynających w II połowie roku wartości te wynoszą kolejno 25 i 10. Warunkiem skorzystania ze zwolnienia jest ponadto konieczność wystawienia faktury VAT za każdą świadczoną usługę, zawierającą dane umożliwiające identyfikację odbiorcy.

Nie wymaga się natomiast posiadania kasy fiskalnej w przypadku świadczenia między innymi szeroko pojętych usług związanych rolnictwem, ze zbieraniem i utylizacją odpadów. Ponadto usługi noclegowe, usługi pocztowe, finansowe, telekomunikacyjne, prawnicze z wyłączeniem notariuszy, usługi z zakresu edukacji również nie muszą być ewidencjonowane za pomocą kasy fiskalnej . Dokłada lista rodzajów działalności nie wymagających stosowania kasy jest wymieniona w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29.11.2012 r. w sprawie zwolnień z prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Dla niektórych rodzajów działalności bezwzględnie wymaga się ewidencjonowania obrotu przy użyciu kas fiskalnych. Należą do nich między innymi sprzedaż gazu płynnego, profesjonalny przewóz pasażerów, sprzedaż silników spalinowych i wybranych części i mechanizmów samochodowych, usługi taksówkarskie, sprzedaż sprzętu radiowego i telewizyjnego, sprzedaż wyrobów z metali szlachetnych, sprzedaż wyrobów tytoniowych i napojów alkoholowych. Podatnicy zajmujący się którąś z tych działalności nie mogą korzystać z żadnych zwolnień.