Jak wybrać biuro księgowe dla firmy?

Dodane dnia gru 6, 2021 w Artykuły i porady | 0 komentarzy

Młoda kobieta w okularach siedzi przy biurku, na którym leżą papiery i kalkulator, w tle regał z dokumentami

Zewnętrzna księgowość to w dużych firmach wybór motywowany chęcią uzyskania wysokiej jakości usług, jak też ich finansowego zabezpieczenia (w postaci polisy OC), w małych firmach zaś konieczność, ponieważ nie stać ich na etat księgowego. Decydując się na usługi biura rachunkowego, należy przyjrzeć się kilku rzeczom, aby dokonać trafnego wyboru. To istotne nie tylko ze względu na ogólny komfort dalszej współpracy, ale też stabilność i bezpieczeństwo firmy.

Zakres usług

Pierwsza sprawa, jaką należy sprawdzić, wybierając biuro rachunkowe, to zakres świadczonych przez nie usług. Nie oznacza to, że im szerszy, tym lepiej. Ma być po prostu dopasowany do twoich potrzeb. Może być tak, iż potrzebujesz jedynie prostego księgowania kilku faktur miesięcznie z uwzględnieniem niewielkich kosztów. Jednak czasami sytuacja jest bardziej skomplikowana i będziesz potrzebował zaawansowanej księgowości. W takim przypadku sprawdzi się biuro oferującą pełną obsługę księgową, wraz z doradztwem, które może też obejmować porady prawne. To naprawdę wygodne rozwiązanie, gdy w niestandardowej sytuacji możesz uzyskać poradę bezpośrednio u swojej księgowej.

Cena usługi

Cena oczywiście jest istotna, jednak nie powinna być jedynym kryterium, bo skończy się tak, że będziesz miał tanio, ale nie dobrze. A księgowość wymaga rzetelności, aby była bezpieczna, nie warto więc jej powierzać komuś, kogo jedynym atutem są niskie stawki. Z drugiej strony nie warto też kupować usługi przeszacowanej. Dlatego przed wybraniem biura należy sprawdzić kilka lub nawet kilkanaście ofert, aby mieć rozeznanie, jakie są cenniki, ile to jest drogo, a ile tanio – i na tej podstawie wybrać firmę prowadzącą zewnętrzną księgowość.

Doświadczenie i rekomendacje

Jeżeli do biura księgowego trafiasz nie przez rekomendację kogoś znajomego, to możesz oprzeć się na rekomendacjach innych osób. Czasami biura chwalą się nimi na swoich stronach, wskazując też swoich najważniejszych klientów. Jeżeli nie ma tych informacji na ich witrynie, możesz o nie poprosić – biuro bez problemu powinno ci wskazać podmioty udzielające rekomendacji.

Wielkość zespołu

Często jest tak, że małe firmy powierzają prowadzenie swoich rachunków pojedynczemu księgowemu. Zazwyczaj ma to dwie zalety: cenę i bezpośredni kontakt. Jednak jest tu też poważna wada – wystarczy, że ten jeden księgowy zachoruje i sprawy będą miały poważne obsuwy. Z tego względu warto zwrócić uwagę na wielkość zespołu. Jeżeli w biurze pracuje kilka lub kilkanaście osób, rozkładają one między siebie pracę tak, że niezależnie od bieżącej sytuacji kadrowej, ktoś i tak będzie na bieżąco obsługiwał twoje sprawy.

Ubezpieczenie

To bardzo ważna sprawa – twój księgowy powinien posiadać ubezpieczenie OC i jego finansowa odpowiedzialność za pomyłki i niedopatrzenia ma być zapisana w umowie. W przeciwnym razie w sytuacji, gdy z jakiegoś powodu powstanie konieczność płacenia kary, to ty będziesz nią obarczony. Ubezpieczenie biura księgowego wcale nie jest jakąś usługą premium. Powinieneś tego oczekiwać jako podstawy, która da ci poczucie bezpieczeństwa oraz stabilności.

Ochrona danych

Do księgowego trafia mnóstwo drażliwych i poufnych danych dotyczących twojej firmy, ciebie, twoich pracowników oraz kontrahentów. Dlatego ważne jest, aby biuro rachunkowe potrafiło zadbać o ich bezpieczeństwo. Dowiedz się, jakie są stosowane przez nich standardy bezpieczeństwa – jak gromadzą dane, jak je przechowują, jak zabezpieczają. Profesjonalne biuro rachunkowe ma takie rzeczy uregulowane i udzieli ci na ten temat wyczerpującej i zrozumiałej odpowiedzi.

Kompetencje

Licencja nie jest wymagana w zawodzie księgowego, ale mile widziana. Do tego możesz podpytać, jakie kompetencje mają pracownicy biura lub konkretnie osoba, która będzie się zajmowała twoją firmą oraz czy biuro inwestuje w szkolenie pracowników.

Komentarze

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany.