Podatkowa księga przychodów i rozchodów (PKPiR) – jest ewidencją prowadzoną w celach podatkowych, polegającą na rejestrowaniu przychodów ze sprzedaży (utargów i obrotów), zakupów towarów i materiałów, a także innych wydatków. Na jej podstawie ustalana jest wysokość należnego podatku za dany rok podatkowy i podstawa opodatkowania.

Do prowadzenia PKPiR obowiązane są osoby fizyczne, spółki cywilne osób fizycznych, spółki jawne oraz spółki partnerskie prowadzące działalność gospodarczą, których:

• osiągnięty przychód netto ze sprzedaży towarów, produktów, a także z tytułu operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy nie przekroczył limitu 1.200.000 euro, przeliczonych na walutę polską,
• które nie zdecydowały się na prowadzenie pełnej rachunkowości przed przekroczeniem powyższego limitu.

Ponadto do prowadzenia PKPiR zobowiązane są również:

• osoby prowadzące działalność gospodarczą na podstawie umów agencyjnych i umów zlecenia,
• przedsiębiorcy prowadzący dział specjalnej produkcji rolnej, jeśli zgłosili oni zamiar prowadzenia księgi,
• osoby duchowne, które zrzekły się opłacania zryczałtowanego podatku dochodowego.

Z obowiązku prowadzenia podatkowej księgo przychodów i rozchodów wykluczone są osoby, które:

• opłacają podatek dochodowy w formie ryczałtu,
• zajmują się wykonywaniem usług przewozu osób i towarów taborem konnym,
• zajmują się wykonywaniem zawodu adwokata, ale wyłącznie w zespole adwokackim,
• zajmują się odpłatnym zbywaniem składników majątku pozostałego po likwidacji działalność gospodarczej, która prowadzona była samodzielnie oraz uzyskanego w związku z likwidacją spółki niebędącej osobą prawną, albo wystąpieniem z takiej spółki.

Jeśli podatnik zdecyduje się na prowadzenie pełnej księgowości przed przekroczeniem kwoty przychodów w wysokości 1.200.000 euro, to zobowiązany jest prowadzić księgę przychodów i rozchodów do końca danego roku podatkowego. Przed rozpoczęciem kolejnego roku podatkowego ma obowiązek powiadomić o tej zmianie naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla spraw opodatkowania podatkiem dochodowym.

Księgę zakłada i prowadzi sam podatnik, a jej wzór określony jest w załączniku do rozporządzenia ministra finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi rozchodów i przychodów. W prowadzeniu tego rodzaju księgowości brak jest kontroli kapitału przedsiębiorcy oraz zachodzących w nim zmian, a ustalenie stanu majątku możliwe jest za pomocą spisu inwentarza. Wszystkie dokonywane operacji zapisywane są chronologicznie, a ich klasyfikacja odbywa się zgodnie z poszczególnymi pozycjami wymienionymi w księdze przychodów i rozchodów.

Prowadzenie księgi powinno się odbywać w sposób niewadliwy i rzetelny. Niewadliwość oznacza prowadzenie jej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa podatkowego oraz odpowiednimi objaśnieniami wzoru księgi narzuconego przez ministra finansów. Rzetelność natomiast polega na odzwierciedleniu w zapisach księgi rzeczywistego stanu finansów przedsiębiorcy.