Prowadząc firmę, bez względu na branżę, chcemy być „na bieżąco” i często bierzemy udział w rozmaitych szkoleniach, konferencjach lub kursach, a w przypadku zatrudniania pracowników, równie często zależy nam, aby wykazywali się oni umiejętnościami oraz jak najwyższymi kwalifikacjami, niezbędnymi do wykonywania przez nich pracy. W związku z tym, co jakiś czas wysyłamy członków naszego personelu na szkolenia dokształcające, których koszty stanowią najczęściej wydatki związane z prowadzeniem firmy. Jednak czy zawsze?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych* wskazującą, że „kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania, albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów [odrębnie] wymienionych”, koszty związane z podnoszeniem kwalifikacji przez pracowników (lub wiedzy i umiejętności przez pracodawcę) można zaliczyć do kosztów prowadzenia firmy. Tym samym, uczestnicząc w szkoleniu lub wysyłając na nie pracowników, przy wykazaniu związku między jego zakresem a charakterem prowadzonej działalności i/lub wynikającymi z umowy o pracę obowiązkami pracownika, istnieje możliwość zakwalifikowania poniesionych z tego tytułu wydatków do kosztów uzyskania przychodu przedsiębiorstwa, wpływających na wysokość jego podatku dochodowego.

Jednocześnie warto zauważyć, że może to mieć miejsce jedynie w dwóch przypadkach: jeżeli przedsiębiorca lub jego pracownik bierze udział w szkoleniach podnoszących umiejętności i kwalifikacje, niezbędne do efektywnego prowadzenia firmy lub wykonywania obowiązków pracowniczych (seminaria, konferencje, kursy specjalistyczne, kursy języków obcych – jeśli ich znajomość wiąże się z wykonywaną pracą), albo jeżeli pracownik bierze udział w formach kształcenia, podnoszących ogólny poziom jego wiedzy zawodowej (na przykład studia podyplomowe). W obu tych sytuacjach, wydatki ponoszone na dokształcanie pracowników (oraz siebie) stanowią koszty uzyskania przychodu firmy, jednakże w przypadku szkoleń podnoszących wykształcenie oraz wiedzę ogólną pracownika, dofinansowanych w części bądź w całości przez pracodawcę, po stronie pracownika powstaje przychód. Najczęściej jednak, na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 90 przywołanej ustawy, jest on zwolniony z obowiązku opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych.

Odrębną kwestię stanowią koszty związane ze szkoleniami wyjazdowymi, na których często mają miejsce dodatkowe atrakcje, takie jak na przykład występy artystyczne czy zabiegi SPA. W takiej sytuacji, kwalifikując wydatki, należy oddzielić te dotyczące części służbowej szkolenia od kosztów tak zwanej części rekreacyjnej, stanowiących przychód pracownika wynikający ze stosunku pracy. W związku z koniecznością dojazdu na miejsce, w którym odbywa się szkolenie, podczas korzystania z samochodu służbowego, wpisanego do ewidencji środków trwałych przedsiębiorstwa, poniesione wydatki w całości zaliczane są do kosztów związanych z prowadzeniem firmy, natomiast w przypadku korzystania z samochodu prywatnego, rozliczenie kosztów następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu.

Przy zaliczaniu wydatków poniesionych na szkolenia w koszty uzyskania przychodu, należy wykazać ich związek ze zwiększeniem ekonomicznego wyniku firmy (jej rozwojem) oraz udokumentować fakt ich zaistnienia fakturami VAT. Terminy odprowadzania podatku dochodowego od osób fizycznych regulują odrębne przepisy.

*Art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350 ze zmianami).